จดบันทึกความรู้แบบ Commonplace Book ถึง Zettelkasten ช่วยให้ฉลาดขึ้นจริงไหม

John Locke นักปรัชญาชาวอังกฤษในศตวรรษที่ 17 มีสมุดเล่มหนึ่งที่เขาใช้จดคำคม ข้อสังเกต และไอเดียที่น่าสนใจจากหนังสือที่อ่านทุกเล่ม พร้อมทำระบบดัชนีของตัวเองให้ค้นกลับมาใช้ง่าย เขาเรียกมันว่า "commonplace book" และถึงกับเขียนคู่มือสอนวิธีทำระบบนี้แจกให้คนอื่น Charles Darwin เองก็ใช้วิธีคล้ายกันตลอดชีวิตในการเก็บข้อสังเกตทางธรรมชาติวิทยาที่ค่อยๆ ประกอบกันเป็นทฤษฎีวิวัฒนาการ ผมมาสนใจเรื่องนี้เพราะสังเกตว่าช่วงหลังมีคนพูดถึงคำว่า "second brain" หรือ personal knowledge management (PKM) กันมากขึ้น ซึ่งพอไปดูรายละเอียดแล้วก็พบว่าแนวคิดแกนกลางแทบไม่ต่างจาก commonplace book ของ Locke เลย เพียงแต่เปลี่ยนจากสมุดกระดาษมาเป็นแอปจดบันทึกที่เชื่อมโยงข้อความหากันได้ ผมเลยไปสำรวจว่าวงการวิจัยจริงจังศึกษาระบบสะสมความรู้แบบนี้ไว้อย่างไรบ้าง และมีหลักฐานรองรับแค่ไหนว่ามันช่วยให้เรียนรู้หรือทำงานได้ดีขึ้นจริง

PKM ช่วยชีวิตด้านไหนได้มากที่สุด สำรวจคน 304 คน

Kelly Hoffman ตอบคำถามนี้ในงานชื่อ "Neurodivergence and Personal Knowledge Management Across Life Domains" ตีพิมพ์ใน *Including Disability* ปี 2023 (ฉบับที่ 3 หน้า 67-89, DOI 10.51357/id.vi3.244)

ทีมวิจัยทำแบบสำรวจออนไลน์กับผู้ใหญ่ที่ระบุตัวเองว่ามีภาวะสมองที่หลากหลาย (ส่วนใหญ่เป็นสมาธิสั้นและ/หรือกลุ่มออทิสติก) จำนวน 304 คน ให้ประเมินว่าการทำ personal knowledge management ส่งผลกระทบต่อชีวิตแต่ละด้านมากน้อยแค่ไหนบนสเกล -2 ถึง 2 (จากแย่ลงมากไปถึงดีขึ้นมาก) ผลลัพธ์พบว่าผลกระทบเชิงบวกที่มากที่สุดอยู่ที่ด้านการเรียน (ค่าเฉลี่ย 1.2, ส่วนเบี่ยงเบนมาตรฐาน 0.8) รองลงมาคือด้านการทำงาน (1.1, SD 0.9) และชีวิตประจำวันทั่วไป (1.0, SD 0.9) ส่วนด้านที่ผลกระทบน้อยกว่าคือกิจกรรมยามว่าง (0.7) สุขภาพ (0.5) ครอบครัว (0.4) และความสัมพันธ์ทางสังคม (0.3) ตามลำดับ

ผมมองว่างานนี้เป็นจุดตั้งต้นที่ให้ภาพชัดเจนดี เพราะแทนที่จะถามแบบกว้างๆ ว่า PKM ช่วยได้ไหม กลับแยกย่อยลงไปว่าช่วยด้านไหนมากน้อยแค่ไหน และผลที่ออกมาก็สมเหตุสมผล เพราะการเรียนและการทำงานเป็นบริบทที่ต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากอย่างเป็นระบบมากที่สุด ซึ่งตรงกับจุดแข็งของระบบ PKM โดยตรง ที่น่าสนใจคือกลุ่มตัวอย่างเป็นคนที่มีภาวะสมองหลากหลายซึ่งมักมีความท้าทายเรื่องการจัดระเบียบข้อมูลในหัวมากกว่าคนทั่วไป การที่ระบบภายนอกอย่าง PKM ช่วยได้ชัดเจนในกลุ่มนี้ก็ชวนให้คิดว่ากลไกสำคัญอาจเป็นเรื่องการ "แบ่งเบาภาระความจำ" ออกจากสมองมาไว้ในระบบภายนอก คำถามที่ตามมาคือ แล้วอะไรคือปัจจัยที่ทำให้บางคนทำ PKM ได้ดีกว่าคนอื่น

อะไรทำให้ครูบางคนทำ PKM ได้ดีกว่าคนอื่น

Niko Sudibjo, Siti Aulia และ HG Retno Harsanti ตอบคำถามนี้ในงานชื่อ "Empowering Personal Knowledge Management Among Teachers in Indonesia: A Multi-Faceted Approach Using SEM" ตีพิมพ์ใน *SAGE Open* ปี 2022 (เล่ม 12 ฉบับ 1 บทความเลขที่ 21582440221085001, DOI 10.1177/21582440221085001)

ทีมวิจัยสำรวจครู 80 คนที่โรงเรียนนานาชาติแห่งหนึ่งในจาการ์ตา แล้ววิเคราะห์ด้วยแบบจำลองสมการโครงสร้าง (structural equation modeling) เพื่อดูว่าปัจจัยอะไรบ้างส่งผลต่อการทำ PKM ของครู ผลการวิเคราะห์พบว่าทั้งความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (ICT literacy) ภาวะผู้นำแบบเปลี่ยนแปลง (transformational leadership) ของผู้บริหาร และวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้ ต่างส่งผลบวกต่อการทำ PKM ของครูทั้งสิ้น แต่ในบรรดาปัจจัยทั้งหมด ความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นปัจจัยที่ส่งผลมากที่สุด และวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้ยังทำหน้าที่เป็นตัวกลางเชื่อมโยงผลของภาวะผู้นำไปสู่ PKM แม้ผลตัวกลางนี้จะมีขนาดเล็กก็ตาม

ผมคิดว่างานนี้ช่วยเติมเต็มสิ่งที่ Hoffman ทิ้งคำถามไว้ได้ดี เพราะชี้ให้เห็นว่า PKM ไม่ใช่แค่ทักษะส่วนบุคคลที่ติดตัวมาแต่กำเนิด แต่ได้รับอิทธิพลจากทั้งทักษะที่ฝึกได้อย่างความรู้ด้านเทคโนโลยี และบริบทแวดล้อมอย่างวัฒนธรรมองค์กรและภาวะผู้นำ ซึ่งหมายความว่าคนที่ยังทำ PKM ไม่เก่งในตอนนี้มีโอกาสพัฒนาได้จริง ไม่ใช่เรื่องของพรสวรรค์ อย่างไรก็ตามต้องยอมรับว่ากลุ่มตัวอย่างมีขนาดเล็กเพียง 80 คนและจำกัดอยู่ในโรงเรียนแห่งเดียว จึงยังสรุปเป็นภาพกว้างไม่ได้เต็มที่ คำถามที่ตามมาคือ ถ้าเปลี่ยนกลุ่มตัวอย่างจากครูไปเป็นพนักงานความรู้ในองค์กรทั่วไป ปัจจัยที่เกี่ยวข้องจะยังเหมือนเดิมไหม

ยิ่งมีอิสระในงานมาก ยิ่งทำ PKM ได้ดีขึ้นจริงไหม

Muhammad Shujahat, Minhong Wang, Murad Ali, Anum Bibi และ Shahid Razzaq พร้อมด้วย Susanne Durst ตอบคำถามนี้ในงานชื่อ "Idiosyncratic Job-Design Practices for Cultivating Personal Knowledge Management Among Knowledge Workers in Organizations" ตีพิมพ์ใน *Journal of Knowledge Management* ปี 2021 (เล่ม 25 ฉบับ 4 หน้า 770-795, DOI 10.1108/jkm-03-2020-0232)

ทีมวิจัยสำรวจพนักงานความรู้ (knowledge workers) 221 คน วิเคราะห์ด้วยแบบจำลองสมการโครงสร้างเช่นเดียวกัน เพื่อดูว่ารูปแบบการออกแบบงานแบบเฉพาะบุคคล (idiosyncratic job design) ส่งผลต่อการทำ PKM อย่างไร ผลลัพธ์พบว่าการนิยามขอบเขตงานที่ชัดเจน การกำหนดให้นวัตกรรมเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่งาน และแนวโน้มการเรียนรู้ตลอดชีวิตของตัวพนักงานเอง ล้วนส่งผลบวกต่อการทำ PKM และนำไปสู่ผลิตภาพที่สูงขึ้น แต่สิ่งที่ขัดกับสามัญสำนึกคือ "อิสระในการทำงาน" (job autonomy) กลับส่งผลลบต่อการทำ PKM ซึ่งอาจอธิบายได้ว่าอิสระที่มากเกินไปโดยไม่มีโครงสร้างงานที่ชัดเจนรองรับ อาจทำให้พนักงานไม่รู้จะจัดระบบความรู้ของตัวเองไปในทิศทางไหน

ผมมองว่านี่เป็นจุดที่น่าประหลาดใจที่สุดในบทความนี้ เพราะโดยทั่วไปเรามักคิดว่ายิ่งมีอิสระในการทำงานมากยิ่งดี แต่งานนี้ชี้ว่าสำหรับการสร้างระบบความรู้ส่วนตัว โครงสร้างและขอบเขตที่ชัดเจนอาจสำคัญกว่าอิสระเสียอีก ซึ่งสอดคล้องกับสิ่งที่ Sudibjo และคณะพบเรื่องวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการเรียนรู้ คือ PKM ดูจะเติบโตได้ดีในสภาพแวดล้อมที่มีทั้งพื้นที่ให้พัฒนาตัวเองและกรอบที่ชัดเจนไปพร้อมกัน ไม่ใช่ปล่อยอิสระเต็มที่แบบไร้ทิศทาง คำถามที่ตามมาคือ แล้วในทางปฏิบัติจริง คนที่ทำ PKM ได้ดีในที่ทำงานเลือกใช้เครื่องมืออะไรกันบ้าง และทำไมถึงเลือกแบบนั้น

ที่ปรึกษาธุรกิจสร้างระบบความรู้ส่วนตัวนอกระบบบริษัทกันอย่างไร

Mohammad Hossein Jarrahi, Rebecca Reynolds และ Ali Eshraghi ตอบคำถามนี้ในงานชื่อ "Personal Knowledge Management and Enactment of Personal Knowledge Infrastructures as Shadow IT" ตีพิมพ์ใน *Information and Learning Sciences* ปี 2020 (เล่ม 122 ฉบับ 1/2 หน้า 17-44, DOI 10.1108/ils-11-2019-0120)

ทีมวิจัยสัมภาษณ์เชิงลึกที่ปรึกษาธุรกิจ 58 คนจาก 17 บริษัทที่ปรึกษาการจัดการ แล้ววิเคราะห์เชิงอุปนัย (inductive analysis) เพื่อดูว่าพวกเขาสร้างและดูแลระบบความรู้ส่วนตัวของตัวเองอย่างไรในงานที่ต้องเจอข้อมูลใหม่และโครงการใหม่ตลอดเวลา ผลการวิเคราะห์พบรูปแบบการปฏิบัติที่เกิดขึ้นซ้ำๆ คือที่ปรึกษามักเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลที่เลือกเอง เช่น แอปจดบันทึกหรือระบบจัดการไฟล์ส่วนตัว แทนที่จะพึ่งพาระบบจัดการความรู้ทางการขององค์กรเพียงอย่างเดียว ทีมวิจัยเรียกปรากฏการณ์นี้ว่า "shadow IT" คือโครงสร้างพื้นฐานความรู้ส่วนตัวที่สร้างขึ้นนอกเหนือระบบทางการ และยังพบว่าความสัมพันธ์ทางสังคมแบบไม่เป็นทางการกับเพื่อนร่วมงานก็มีบทบาทสำคัญในการช่วยสนับสนุนระบบความรู้ส่วนตัวเหล่านี้เช่นกัน งานนี้เป็นงานวิจัยเชิงคุณภาพล้วนๆ ไม่มีตัวเลขทางสถิติ

ผมคิดว่างานนี้ให้ภาพเชิงลึกที่เติมเต็มงานวิจัยเชิงสำรวจก่อนหน้าได้ดี เพราะแสดงให้เห็นว่าในทางปฏิบัติจริง คนที่ทำ PKM เก่งมักไม่ได้พึ่งพาระบบเดียวที่องค์กรจัดให้ แต่ประกอบขึ้นเองจากหลายเครื่องมือตามความถนัดส่วนตัว คล้ายกับที่ Locke สร้าง commonplace book ของตัวเองขึ้นมาโดยไม่มีใครบังคับ และการที่ความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการมีบทบาทสำคัญก็ชวนให้คิดว่า PKM ไม่ใช่แค่เรื่องเทคนิคการจดบันทึกอย่างเดียว แต่เกี่ยวพันกับเครือข่ายความสัมพันธ์รอบตัวด้วย คำถามที่ตามมาคือ ถ้าลองเอาระบบจดบันทึกความรู้แบบมีโครงสร้างจริงจังอย่าง Zettelkasten ที่ Locke และ Darwin ใช้ในยุคของตัวเองมาทดลองใช้กับผู้เรียนในปัจจุบัน ผลจะออกมาเป็นอย่างไร

ทดลองใช้ระบบ Zettelkasten กับนักเรียนจริง ผลออกมาเป็นอย่างไร

Gevorg T. Malashenko, Mikhail E. Kosov, Svetlana V. Frumina, Olga A. Grishina, Roman A. Alandarov, Vadim V. Ponkratov, Tatyana A. Bloshenko, Lola D. Sanginova, Svetlana S. Dzusova และ Munther F. Hasan ตอบคำถามนี้ในงานชื่อ "A Digital Model of Full-Cycle Training Based on the Zettelkasten and Interval Repetition System" ตีพิมพ์ใน *Emerging Science Journal* ปี 2023 (เล่ม 7 ฉบับพิเศษ หน้า 1-15, DOI 10.28991/esj-2023-sied2-01)

ทีมวิจัยออกแบบการทดลองเชิงปริมาณเปรียบเทียบนักเรียนสองกลุ่ม รวม 40 คน แบ่งเป็นกลุ่มทดลองและกลุ่มควบคุมกลุ่มละ 20 คน กลุ่มทดลองใช้ระบบจดบันทึกแบบ Zettelkasten ผสานกับการทบทวนแบบเว้นระยะเวลา (interval repetition) ผ่านแอปโน้ตดิจิทัลอย่าง Obsidian ตามขั้นตอน "จับความคิด เชื่อมโยง ตกผลึก ทบทวน" ส่วนกลุ่มควบคุมจดบันทึกแบบเดิมทั่วไปและทบทวนเพียงครั้งเดียว แล้ววัดผลด้วยแบบทดสอบผลสัมฤทธิ์ (คะแนนเต็ม 50) และแบบสำรวจความตระหนักรู้ในกระบวนการเรียนรู้ของตัวเอง (metacognitive awareness) 20 ข้อ ผลลัพธ์พบว่ากลุ่มทดลองทำคะแนนทดสอบได้เฉลี่ย 40.25 คะแนน (SD 4.21) เทียบกับกลุ่มควบคุมที่ได้เฉลี่ย 29.05 คะแนน (SD 4.27) ต่างกันอย่างมีนัยสำคัญทางสถิติ (t = 11.2, p < .001) และในแบบสำรวจความตระหนักรู้กระบวนการเรียนรู้ กลุ่มทดลองได้คะแนนเฉลี่ย 3.15 (SD 0.20) เทียบกับกลุ่มควบคุมที่ได้ 2.90 (SD 0.27) ต่างกันอย่างมีนัยสำคัญเช่นกัน (t = 3.327, p = .002)

ผมมองว่างานนี้เป็นบทสรุปที่ตรงประเด็นที่สุดของบทความนี้ เพราะเป็นงานวิจัยเดียวในกลุ่มนี้ที่ทดลองใช้ระบบ Zettelkasten จริงจัง ซึ่งเป็นรูปแบบสมัยใหม่ที่ใกล้เคียงกับ commonplace book ของ Locke และ Darwin มากที่สุด คือเน้นการจับความคิดสั้นๆ แล้วเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายความรู้ แทนที่จะจดบันทึกแบบเรียงตามลำดับเวลาเฉยๆ แม้กลุ่มตัวอย่างจะมีขนาดเล็กเพียง 40 คน แต่ตัวเลขผลต่างที่ชัดเจนและมีนัยสำคัญทางสถิติทั้งสองด้านก็สอดคล้องกับภาพรวมที่ Hoffman, Sudibjo, Shujahat และ Jarrahi พบมาตลอดในบทความนี้ คือระบบสะสมความรู้ที่มีโครงสร้างชัดเจนมีแนวโน้มช่วยการเรียนรู้ได้จริง เมื่อรวมภาพทั้งหมด ผมคิดว่าข้อสรุปที่ซื่อตรงที่สุดคือ แนวคิด commonplace book ที่สืบทอดมาจนถึง PKM และ Zettelkasten สมัยใหม่ มีหลักฐานสนับสนุนในทิศทางบวกจากหลายบริบท ตั้งแต่การเรียน การทำงาน ไปจนถึงกลุ่มคนที่มีภาวะสมองหลากหลาย แต่หลักฐานส่วนใหญ่ยังเป็นงานสำรวจและเชิงคุณภาพ ยังขาดงานทดลองแบบสุ่มมีกลุ่มควบคุมขนาดใหญ่ที่วัดผลอย่างเข้มงวดในระยะยาว

กรอบหยิบ–ผูก–กรอบ–คืน

Commonplace book, PKM และ Zettelkasten ต่างมีวิธีการเฉพาะของตัวเองที่ต่างกันในรายละเอียด เราเลยสังเคราะห์งานวิจัยทั้ง 5 ชิ้นข้างต้นเป็นกรอบง่ายๆ หยิบ–ผูก–กรอบ–คืน สำหรับคนที่อยากเริ่มมีระบบสะสมความรู้ส่วนตัวแต่ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน กรอบนี้เป็นเครื่องมือประยุกต์ของบทความ ไม่ใช่ระเบียบวิธี Zettelkasten ดั้งเดิมหรือแบบฝึกที่ผ่านการทดสอบทางวิทยาศาสตร์แยกต่างหาก

1. หยิบ — หยิบสิ่งที่น่าสนใจมาบันทึกทันทีที่เจอ

เจอประโยค ไอเดีย หรือข้อสังเกตที่น่าสนใจระหว่างอ่านหรือฟัง ให้จดสั้นๆ ทันทีแทนที่จะคิดว่า "เดี๋ยวจำได้เอง" เพราะ Hoffman (2023) พบว่า PKM ส่งผลบวกชัดเจนที่สุดต่อชีวิตด้านการเรียนและการทำงาน โดยเฉพาะในกลุ่มที่จัดระเบียบข้อมูลในหัวได้ยาก

2. ผูก — ผูกโยงกับสิ่งที่เคยจดไว้ก่อนหน้า

ก่อนปิดโน้ต ลองถามตัวเองว่าเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับอะไรที่เคยจดไว้บ้างไหม แล้วโยงลิงก์ถึงกัน แทนที่จะปล่อยเป็นโน้ตเดี่ยวๆ ที่ไม่เชื่อมกับอะไรเลย เพราะ Malashenko และคณะ (2023) พบว่านักเรียนที่ใช้ระบบเชื่อมโยงความคิดแบบ Zettelkasten ทำคะแนนทดสอบและความตระหนักรู้ในกระบวนการเรียนรู้ของตัวเองสูงกว่ากลุ่มที่จดแบบเรียงตามลำดับเวลาอย่างมีนัยสำคัญ

3. กรอบ — ตั้งขอบเขตหรือหมวดหมู่ให้ระบบชัดเจน

กำหนดกติกาง่ายๆ ให้ตัวเอง เช่น ใช้กี่หมวด ตั้งชื่อโน้ตแบบไหน แทนที่จะปล่อยให้ตัวเองมีอิสระเต็มที่แบบไร้ทิศทาง เพราะ Shujahat และคณะ (2021) พบว่าอิสระในการทำงานที่มากเกินไปโดยไม่มีโครงสร้างรองรับกลับส่งผลลบต่อการทำ PKM

4. คืน — คืนเวลาให้ตัวเองกลับมาทบทวนเป็นช่วงๆ

ตั้งเวลากลับมาอ่านโน้ตเก่าเป็นระยะ ไม่ใช่จดแล้วปล่อยทิ้งไว้ไม่เคยเปิดดูอีก เพราะ Malashenko และคณะ (2023) พบว่ากลุ่มที่ทบทวนแบบเว้นระยะเวลา (interval repetition) ควบคู่กับการจดบันทึกได้คะแนนทดสอบสูงกว่ากลุ่มที่ทบทวนเพียงครั้งเดียวอย่างชัดเจน

ลำดับนี้ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือดิจิทัลซับซ้อนตั้งแต่แรก สมุดกระดาษเล่มเดียวก็เริ่มได้ เป้าหมายคือสร้างนิสัยหยิบ ผูก และกลับมาทบทวนให้สม่ำเสมอก่อน

กรณีจำลอง: เอกเริ่มระบบสะสมความรู้ส่วนตัวหลังอ่านแล้วลืม

สมมติว่า "เอก" นักการตลาดอิสระวัย 33 ปี อ่านบทความและหนังสือเยอะมาก แต่พอถึงเวลาต้องเอาไอเดียมาใช้ในงานจริงกลับนึกไม่ออกว่าเคยอ่านอะไรมาบ้าง ทุกอย่างหายไปเหมือนไม่เคยอ่าน

เอกเริ่มจากการหยิบโน้ตแอปในมือถือมาจดทุกครั้งที่เจอไอเดียน่าสนใจระหว่างอ่าน แค่ประโยคสั้นๆ ไม่ต้องเรียบเรียงสวย (หยิบ) พอจดไปสักพักเอกลองย้อนดูโน้ตเก่าแล้วผูกโน้ตใหม่เข้ากับโน้ตเก่าที่หัวข้อใกล้กัน เช่น เชื่อมไอเดียเรื่อง "การตั้งราคาแบบ anchoring" เข้ากับโน้ตเก่าเรื่องจิตวิทยาผู้บริโภคที่เคยจดไว้เมื่อสองเดือนก่อน (ผูก) จากนั้นเอกตั้งกรอบให้ตัวเองว่าจะแบ่งโน้ตเป็นแค่ 4 หมวดหลักคือ ลูกค้า คู่แข่ง เครื่องมือ และไอเดียแคมเปญ แทนที่จะปล่อยให้โน้ตกระจัดกระจายไม่มีหมวดหมู่ (กรอบ) และท้ายที่สุดเอกตั้งเตือนในปฏิทินให้คืนเวลาทุกเช้าวันศุกร์ 15 นาทีมาทบทวนโน้ตของสัปดาห์นั้นอีกรอบ (คืน)

ผ่านไปสามเดือน เอกเริ่มจำได้ว่าเคยอ่านอะไรมาบ้างและหยิบมาใช้ในงานจริงได้ทันทีตอนประชุม กรณีนี้เป็น สถานการณ์จำลองเพื่อสาธิตวิธีคิด ไม่ใช่บุคคลจริงหรือผลลัพธ์ที่ผ่านการวัดผลทางวิทยาศาสตร์

ลองเอาไปปรับใช้

1. เริ่มสร้างระบบจดบันทึกความรู้ส่วนตัวง่ายๆ ไว้เก็บไอเดียหรือข้อสังเกตที่น่าสนใจจากสิ่งที่อ่านหรือเจอในชีวิตประจำวัน โดยเฉพาะถ้ารู้สึกว่าจัดระเบียบข้อมูลในหัวยาก เพราะ Hoffman (2023) พบว่า PKM ส่งผลบวกชัดเจนที่สุดต่อชีวิตด้านการเรียนและการทำงาน โดยเฉพาะในกลุ่มที่มีภาวะสมองหลากหลาย 2. ลงทุนเวลาเรียนรู้เครื่องมือดิจิทัลสำหรับจดบันทึกให้คล่องมือ ไม่ใช่แค่เลือกแอปแล้วไม่เคยศึกษาฟีเจอร์เพิ่มเติม เพราะ Sudibjo และคณะ (2022) พบว่าความรู้ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นปัจจัยที่ส่งผลต่อการทำ PKM มากที่สุดในกลุ่มครูที่สำรวจ 3. ตั้งขอบเขตหรือโครงสร้างให้ระบบจดบันทึกของตัวเองชัดเจน เช่น หมวดหมู่หรือกติกาการจัดเก็บ แทนที่จะปล่อยให้อิสระแบบไร้ทิศทาง เพราะ Shujahat และคณะ (2021) พบว่าอิสระในการทำงานที่มากเกินไปโดยไม่มีโครงสร้างรองรับกลับส่งผลลบต่อการทำ PKM 4. เลือกเครื่องมือจดบันทึกที่เหมาะกับตัวเองจริงๆ แทนที่จะพึ่งพาระบบเดียวที่องค์กรกำหนดให้ใช้เท่านั้น เพราะ Jarrahi และคณะ (2020) พบว่าที่ปรึกษาธุรกิจที่มีระบบความรู้ส่วนตัวดีมักสร้างเครื่องมือของตัวเองนอกระบบทางการขององค์กร 5. ลองฝึกจดบันทึกแบบเชื่อมโยงความคิดเข้าด้วยกันเป็นเครือข่าย ไม่ใช่แค่จดเรียงตามลำดับเวลา แล้วหาเวลากลับมาทบทวนเป็นระยะ เพราะ Malashenko และคณะ (2023) พบว่านักเรียนที่ใช้ระบบ Zettelkasten ร่วมกับการทบทวนเป็นช่วงเวลาทำคะแนนทดสอบและรายงานความตระหนักรู้ในกระบวนการเรียนรู้ของตัวเองสูงกว่ากลุ่มที่จดบันทึกแบบทั่วไปอย่างมีนัยสำคัญทางสถิติ